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Estamos en medio de una
tormenta perfecta. Un entorno muy cambiante que demanda flexibilidad, agilidad
y adaptabilidad de parte de las organizaciones y sus equipos de trabajo, lo que
sólo se logra mediante el manejo eficiente de la información y la comunicación…
sobre todo a distancia
Los equipos distribuidos geográficamente, o
equipos virtuales, han existido desde hace mucho, sin embargo, el distanciamiento
social y el confinamiento inducidos por la pandemia del Covid19 ha convertido en
virtuales a equipos de trabajo que, hasta hace muy poco, compartían una misma
sede.
La comunicación y el manejo de la
información a distancia reviste una serie de retos para quienes no estaban
acostumbrados a trabajar de ese modo. Cómo es posible el trabajo de grupo y sus
productos cuando trabajamos en remoto, sin vernos las caras, cómo superamos las
barreras impuestas por la comunicación mediada por Internet, el correo
electrónico, el chat, etc.
Algunos de los principales retos de la
comunicación y el manejo de la información mediados por Internet y las
tecnologías desarrolladas sobre ella se mencionan a continuación y se ofrecen
estrategias sencillas para dar cuenta de ellos.
El canal de comunicación más indicado
No es trivial la escogencia de un canal de
comunicación. Por ejemplo, el correo electrónico ofrece muchas ventajas, sin
embargo, cuando se trata de trabajo en equipo, la información se diluye, o deja
por fuera a algunos actores importantes, además de que es difícil de recuperar
o sistematizar luego.
Muchos equipos prefieren, por ejemplo, sustituir
las comunicaciones de correo electrónico por foros, dado que estos últimos son
públicos de un modo que no lo son los primeros, lo que asegura que la
información está disponible para todos los interesados, está organizada –
porque se pueden crear hilos de discusión para las diferentes temáticas en
juego – además de facilitar la sistematización de la información publicada.
El chat tiene la ventaja de funcionar a
tiempo real y recoge la información para su sistematización posterior, sin
embargo, es necesario recapitular cada tanto, como forma de verificar que los
mensajes han sido comprendidos por todos los interlocutores.
El seguimiento de las actividades de cada uno
de los miembros del equipo también es sumamente importante. Que cada uno comparta
con los demás lo que hacen y cómo lo hacen, es una manera de verificar si los
mensajes han llegado con claridad o qué es lo que está fallando. Además,
permite identificar si los progresos llevan el ritmo indicado o cómo pueden
ayudarse unos a otros a superar los obstáculos que se presenten, mientras es
posible introducir los ajustes sin mayores afectaciones para la programación
original.
El papel de los canales informales
De manera similar a lo que sucede durante
el trabajo presencial, en el trabajo en remoto también se construyen redes
informales de comunicación. Dado que existen, y que no es realista pensar en suprimirlos,
lo mejor es ponerlos a trabajar para beneficio de los objetivos de trabajo del
equipo.
Así, es posible enviar los mensajes por los
canales regulares para luego verificarlos con los informales, por ejemplo, se
pide a la secretaria que comente sobre la reacción del jefe, o que se encargue
de explicarle y obtener de él una respuesta. A menudo los canales informales
son más expeditos y brindan una perspectiva que los canales regulares no proveerían
jamás.
La codificación de los mensajes y su
distribución
Para cualquier equipo de trabajo es provechoso
establecer ciertas consideraciones a la hora de codificar los mensajes, cuidar
de la manera en que son redactados. Es posible que lo conveniente sea elaborar
mensajes diferentes para las diferentes audiencias, de manera de asegurar que
cada quién reciba la información pertinente con la mayor claridad y precisión
posibles.
Como la información suele fluir de un grupo
a otro, es importante definir circuitos de comunicación y conocerlos a cabalidad,
esto es, conocer su tamaño, su naturaleza, si se trata de un circuito cerrado o
abierto, su eficiencia, así como la correspondencia entre el circuito y la
función que atiende.
Sobrecarga de información
Ciertamente estamos expuestos a una
sobrecarga de información, cuanto más si es necesario mantenerse al día con la
tecnología, chequear continuamente las tendencias, o si se trabaja con un gran
número de personas que continuamente hacen consultas índole organizacional, técnica,
o requieren respuesta para sus inquietudes, necesidades, etc.
Para evitar la sobrecarga de información es
necesario decidir qué elementos serían descartados.
Seguimiento y evaluación
Es muy importante definir estrategias de retroalimentación
operacional, así como contar con indicadores de efectividad y eficiencia, a los
que se debe hacer un seguimiento cercano, es decir, con la frecuencia adecuada.
Definir una estrategia y metodología de
evaluación ayudará a mantenernos en la ruta que conduce a la meta definida
porque permite identificar las desviaciones. Cuanto más pronto se detecten las
desviaciones menos costoso y dificultosa es la corrección.
Estamos en medio de una tormenta perfecta.
Un entorno muy cambiante que demanda flexibilidad, agilidad y adaptabilidad de
parte de las organizaciones y sus equipos de trabajo, lo que sólo se logra mediante
el manejo eficiente de la información y la comunicación.
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