Reuniones que fluyen

¿Cuántas horas a la semana dedicas a reuniones de trabajo?, y de esas horas, ¿cuántas son realmente productivas?

Hace algunos años, Microsoft realizó una encuesta entre su fuerza de trabajo, el Microsoft Office Personal Productivity Challenge (PPC). Esta encuesta, que recogió las respuestas de más de 38.000 personas en 200 países, buscaba valorar la  productividad de los trabajadores sobre la base de las respuestas ofrecidas para 18 ítems relacionados con sus prácticas de trabajo.

Según esta encuesta, son cuatro los factores que más atentan contra la productividad: los objetivos poco claros, la falta de comunicación en los equipos, las reuniones ineficaces – elegida por un 32% de los encuestados– y  las prioridades poco claras.

Los encuestados declararon trabajar unas 45 horas a la semana, en promedio. De esas 45 horas, 5.6 (12,4%) las dedican a reuniones de trabajo, consideradas como improductivas por el 69% de los participantes en el estudio. Estas 5,6 horas semanales de tiempo improductivo podrían convertirse en 12 días adicionales de vacaciones pagadas al año para cada uno de esos empleados.

Por su parte, la compañía Group Vision, empresa dedicada a la facilitación de reuniones de trabajo, estima que las compañías Fortune 500 gastan un estimado de USD 75 millones al año en reuniones, de manera que, la próxima vez que convoque a una reunión, saque la cuenta del costo que representa para su organización y haga su mejor esfuerzo por hacerla productiva.

Por supuesto no todas las reuniones son inútiles o improductivas, por el contrario, la reunión es una excelente herramienta para la colaboración, imprescindible para el rendimiento de los equipos de trabajo, sin embargo, no se le da el uso apropiado y con frecuencia se manejan con gran improvisación. Como cualquier herramienta, las reuniones de trabajo requieren algún tipo de técnica para ser utilizadas con eficacia. La falta de técnica en las reuniones de trabajo es responsable de su improductividad.

Algunas recomendaciones para mejorar sus reuniones de trabajo se ofrecen a continuación:

Con respecto a la organización:

1. Conozca y declare el objetivo de la reunión y su resultado esperado. Quiere brindar información, recoger pareceres, tomar una decisión o plantea realizar una tormenta de ideas. Aunque parezca obvio, la primera condición para conseguir una meta es tenerla clara y hacerla del conocimiento de aquellos que le ayudarán a alcanzarla.
2. Haga la convocatoria con, al menos, una semana de anticipación. Reserve las convocatorias de última hora para urgencias reales. Así, los invitados podrán incluirla en sus agendas y usted contará con la asistencia de las personas relevantes para su objetivo.
3. Asegúrese de convocar únicamente a los interesados en el tema que tratará. La eficacia de una reunión tiene mucho que ver con el compromiso de los participantes hacia el resultado. Un grupo muy grande puede ser señal de que la reunión tiene un objetivo muy ambicioso.
4. Prepare la agenda de la reunión y hágala circular varios días antes de celebrarla. El 63% de las reuniones que se celebran fracasan por no tener una agenda prevista. A menos que necesite la sorpresa, contar con la agenda previamente, permitirá a los asistentes prepararse para la reunión y sugerir algún punto de atención relacionado. La agenda, además, le ayudará mantener la atención en el propósito de la reunión. ¡Ah! Y nunca olvide incluir recesos para que las personas puedan distenderse, ir al baño, contestar alguna llamada…
5. Comience a la hora prevista y termine a la hora prevista. Respete el tiempo de los demás. Si espera por los demorados, estará penalizando a los puntuales y sentará un precedente indeseable. Si alarga la reunión, podría estar colocando a los asistentes en la incómoda situación de decidir dejar la reunión antes de finalizada, en caso de que tuvieran otro compromiso. Importante, no comience una reunión muy tarde.
6. Establezca acciones y responsables. Nunca olvide establecer, de manera explícita, cuáles son las acciones derivadas de la reunión, quiénes están encargados de ejecutarlas y quiénes deberán ser informados de los progresos. A menos que lo haga no podrá asegurar que alguien está haciendo lo requerido para alcanzar el objetivo propuesto.
7. Haga partícipes del seguimiento de los acuerdos y las acciones derivadas  a los asistentes. Nunca suponga que las cosas marcharán por sí solas, hace falta hacer seguimiento a los compromisos. Notificar a los asistentes de los progresos incrementará su compromiso con las acciones que les fueron asignadas y les mostrará que la reunión verdaderamente tenía un propósito.

Con respecto al desarrollo de la reunión:

1. Procure mantener fuera de la reunión teléfonos celulares y otros dispositivos de comunicación que puedan distraer a los participantes.
2. Prefiera mesas redondas a las mesas rectangulares. Las primeras favorecen la colaboración.
3. No permita que ninguno de los asistentes, particularmente el organizador, monopolice la reunión. Si alguien habla mucho, es una mala señal.
4. Aventúrese a utilizar estrategias novedosas como técnicas de pensamiento visual, pídales a los participantes que dibujen, que escriban o diagramen sus aportes. Todo eso ayuda a involucrar a los participantes en la construcción de un resultado concreto.
5. No permita que las opiniones sean presentadas como si fueran hechos.
6. No permita que las personas sean interrumpidas por alguien más. Establezca el respeto hacia los demás y lo que tengan que decir.
7. Tome nota de los acuerdos y acciones derivadas y hágalo llegar a los asistentes.

No es de extrañar que muchos consideren que las reuniones son una pérdida de tiempo cuando la única preparación para participar que se tiene es apuntarla en la agenda. Los resultados los producen las personas comprometidas con problemas reales, que trabajan juntos para elaborar una visión nueva y creativa. El verdadero reto es crear una atmósfera que favorezca la participación y el compromiso entre los asistentes.

Qué quieres para Venezuela

Desde hace algunos años me he preguntado qué pasaría si colocáramos en las plazas de nuestro país enormes carteleras a la que cada uno de los venezolanos nos acercáramos para escribir lo que queremos para nuestro país y para nuestras familias, ¿cuánta diferencia aparecería?,  ¿cuánta semejanza se haría patente?

Quien se traslada por la ciudad en transporte público, metro o camionetas de pasajeros, escuchará con frecuencia conversaciones muy interesantes, que retarán muchos mitos que tenemos con respecto a lo que la gente quiere para sí, para sus familias y para su país.

Quien tenga acceso a las investigaciones de mercado, concretamente sobre hábitos de consumo, descubrirá que los venezolanos, en independencia del estrato social en que estemos ubicados, valoramos la salud y educación de nuestros hijos, deseamos empleo y estabilidad económica. 

Quien lea el informe levantado por la gente del “Proyecto Pobreza” de la UCAB verá, entre otros, que la mayoría de los venezolanos procuramos las mejores condiciones para el nacimiento de nuestros hijos, y por eso, en tal situación, nos trasladamos a los centros asistenciales, tanto los que vivimos en zonas urbanas como los que habitan en zonas rurales, aunque estén alejadas y sean de difícil acceso.

¿Qué pudiéramos hacer en Venezuela que nos muestre lo similares o diversos que somos? En todo caso, no hace falta ser iguales para convivir, basta con entendamos que la nuestra es sólo una perspectiva más y no la realidad única, y que es preciso hacer espacio para las diferencias. Pero es difícil que nos demos cuenta de nuestras semejanzas o diferencias si no nos comunicamos; y si no nos comunicamos, ¿cómo podremos articularnos como sociedad? 

 Colocar carteleras en las plazas puede ser tan complicado y costoso que resulte inviable, pero recoger las opiniones de la gente, generar comunidades de discusión y aporte utilizando las tecnologías de información y las redes sociales es otra cosa.

Desde hace algunas semanas un grupo de personas, en el que me incluyo, ha comenzado a enviar tuits bajo el hashtag “#quieroytrabajox1paÍs”. Es cierto que la penetración de twitter en Venezuela es baja y que muchos se quedan fuera, pero es interesante ver lo que la gente dice, y será mejor en la medida en que más personas se entusiasmen y escriban.

Un ejemplo del potencial de estas herramientas podemos verlo en desarrollo por estos días en Islandia, país que se encuentra en pleno proceso de asamblea constituyente. A diferencia de ocasiones anteriores, esta vez la nueva constitución será votada por todos los islandeses.  El 27 de julio de este año, el Consejo Constitucional de ese país aprobó, por unanimidad, el proyecto de ley  para una nueva constitución. Este proyecto de ley establece que, de ahora en adelante, los cambios a la Constitución serán sometidos a votación, para su aprobación o rechazo, por todos los votantes de Islandia. Pero no sólo podrán votar la nueva constitución, sino que los votantes pueden enviar aportes a su nueva constitución a través de Internet y las redes sociales.

El prólogo de la ley comienza con las siguientes palabras: “Nosotros, los que habitamos en Islandia, deseamos crear una sociedad justa, donde todos somos iguales. Nuestros orígenes diferentes nos enriquecen como un todo y juntos tenemos la responsabilidad de cuidar la herencia de las generaciones venideras, la tierra y la historia, la naturaleza, el lenguaje y la cultura”. (http://stjornlagarad.is/english/). 

¿Imaginas proyectos de ley y  planes de gobierno construidos por el ciudadano común? Pues en Islandia lo están haciendo ahora mismo con su constitución. No está lejos el día en que algún candidato decida hacer la diferencia y apoyarse en estas redes no sólo para ganar votos, sino para construir propuestas cercanas a la gente.