Reuniones que fluyen

¿Cuántas horas a la semana dedicas a reuniones de trabajo?, y de esas horas, ¿cuántas son realmente productivas?

Hace algunos años, Microsoft realizó una encuesta entre su fuerza de trabajo, el Microsoft Office Personal Productivity Challenge (PPC). Esta encuesta, que recogió las respuestas de más de 38.000 personas en 200 países, buscaba valorar la  productividad de los trabajadores sobre la base de las respuestas ofrecidas para 18 ítems relacionados con sus prácticas de trabajo.

Según esta encuesta, son cuatro los factores que más atentan contra la productividad: los objetivos poco claros, la falta de comunicación en los equipos, las reuniones ineficaces – elegida por un 32% de los encuestados– y  las prioridades poco claras.

Los encuestados declararon trabajar unas 45 horas a la semana, en promedio. De esas 45 horas, 5.6 (12,4%) las dedican a reuniones de trabajo, consideradas como improductivas por el 69% de los participantes en el estudio. Estas 5,6 horas semanales de tiempo improductivo podrían convertirse en 12 días adicionales de vacaciones pagadas al año para cada uno de esos empleados.

Por su parte, la compañía Group Vision, empresa dedicada a la facilitación de reuniones de trabajo, estima que las compañías Fortune 500 gastan un estimado de USD 75 millones al año en reuniones, de manera que, la próxima vez que convoque a una reunión, saque la cuenta del costo que representa para su organización y haga su mejor esfuerzo por hacerla productiva.

Por supuesto no todas las reuniones son inútiles o improductivas, por el contrario, la reunión es una excelente herramienta para la colaboración, imprescindible para el rendimiento de los equipos de trabajo, sin embargo, no se le da el uso apropiado y con frecuencia se manejan con gran improvisación. Como cualquier herramienta, las reuniones de trabajo requieren algún tipo de técnica para ser utilizadas con eficacia. La falta de técnica en las reuniones de trabajo es responsable de su improductividad.

Algunas recomendaciones para mejorar sus reuniones de trabajo se ofrecen a continuación:

Con respecto a la organización:

1. Conozca y declare el objetivo de la reunión y su resultado esperado. Quiere brindar información, recoger pareceres, tomar una decisión o plantea realizar una tormenta de ideas. Aunque parezca obvio, la primera condición para conseguir una meta es tenerla clara y hacerla del conocimiento de aquellos que le ayudarán a alcanzarla.
2. Haga la convocatoria con, al menos, una semana de anticipación. Reserve las convocatorias de última hora para urgencias reales. Así, los invitados podrán incluirla en sus agendas y usted contará con la asistencia de las personas relevantes para su objetivo.
3. Asegúrese de convocar únicamente a los interesados en el tema que tratará. La eficacia de una reunión tiene mucho que ver con el compromiso de los participantes hacia el resultado. Un grupo muy grande puede ser señal de que la reunión tiene un objetivo muy ambicioso.
4. Prepare la agenda de la reunión y hágala circular varios días antes de celebrarla. El 63% de las reuniones que se celebran fracasan por no tener una agenda prevista. A menos que necesite la sorpresa, contar con la agenda previamente, permitirá a los asistentes prepararse para la reunión y sugerir algún punto de atención relacionado. La agenda, además, le ayudará mantener la atención en el propósito de la reunión. ¡Ah! Y nunca olvide incluir recesos para que las personas puedan distenderse, ir al baño, contestar alguna llamada…
5. Comience a la hora prevista y termine a la hora prevista. Respete el tiempo de los demás. Si espera por los demorados, estará penalizando a los puntuales y sentará un precedente indeseable. Si alarga la reunión, podría estar colocando a los asistentes en la incómoda situación de decidir dejar la reunión antes de finalizada, en caso de que tuvieran otro compromiso. Importante, no comience una reunión muy tarde.
6. Establezca acciones y responsables. Nunca olvide establecer, de manera explícita, cuáles son las acciones derivadas de la reunión, quiénes están encargados de ejecutarlas y quiénes deberán ser informados de los progresos. A menos que lo haga no podrá asegurar que alguien está haciendo lo requerido para alcanzar el objetivo propuesto.
7. Haga partícipes del seguimiento de los acuerdos y las acciones derivadas  a los asistentes. Nunca suponga que las cosas marcharán por sí solas, hace falta hacer seguimiento a los compromisos. Notificar a los asistentes de los progresos incrementará su compromiso con las acciones que les fueron asignadas y les mostrará que la reunión verdaderamente tenía un propósito.

Con respecto al desarrollo de la reunión:

1. Procure mantener fuera de la reunión teléfonos celulares y otros dispositivos de comunicación que puedan distraer a los participantes.
2. Prefiera mesas redondas a las mesas rectangulares. Las primeras favorecen la colaboración.
3. No permita que ninguno de los asistentes, particularmente el organizador, monopolice la reunión. Si alguien habla mucho, es una mala señal.
4. Aventúrese a utilizar estrategias novedosas como técnicas de pensamiento visual, pídales a los participantes que dibujen, que escriban o diagramen sus aportes. Todo eso ayuda a involucrar a los participantes en la construcción de un resultado concreto.
5. No permita que las opiniones sean presentadas como si fueran hechos.
6. No permita que las personas sean interrumpidas por alguien más. Establezca el respeto hacia los demás y lo que tengan que decir.
7. Tome nota de los acuerdos y acciones derivadas y hágalo llegar a los asistentes.

No es de extrañar que muchos consideren que las reuniones son una pérdida de tiempo cuando la única preparación para participar que se tiene es apuntarla en la agenda. Los resultados los producen las personas comprometidas con problemas reales, que trabajan juntos para elaborar una visión nueva y creativa. El verdadero reto es crear una atmósfera que favorezca la participación y el compromiso entre los asistentes.