Internacionalice sus equipos de trabajo

Quien viaje a ciudades como Bogotá, Santo Domingo, Panamá o San José de Costa Rica, encontrará tiendas y empresas de servicio venezolanas que antes sólo operaban en el país. Y es que las organizaciones venezolanas han encontrado en la expansión de sus operaciones a otros países, una manera de salirle al paso a la turbulencia característica de nuestro entorno.

Los equipos virtuales de trabajo permiten a las empresas atender a su internacionalización y obtener la mejor mezcla de talentos, superando las restricciones geográficas, lo que explica su auge creciente. En un estudio realizado por el London Business School, los equipos virtuales de alto rendimiento aparecen como uno de los cinco principales aspectos que caracterizarán a las organizaciones exitosas, y la capacidad para gestionar y dirigir equipos virtuales como una competencia gerencial crucial para el futuro.

Un equipo virtual de trabajo es un grupo de personas que colaboran en la consecución de un objetivo común, y realizan su labor en espacios físicos diferentes, haciendo uso de entornos virtuales o semipresenciales, creados con apoyo en tecnologías de información y comunicación (TIC), a diferencia de los equipos de trabajo tradicionales, en los que sus miembros estaban ubicados en el mismo lugar y dedicados a sus actividades al mismo tiempo.

En compañías como SAP trabajar de esta manera se ha convertido en la norma y se ha demostrado que crear redes amplias permiten un estilo de trabajo más flexible. En el contexto de organizaciones venezolanas tenemos ejemplos exitosos de adopción de esta práctica. Un ejemplo de ello es Fe y Alegría, el movimiento educativo de origen venezolano y con presencia en más de 17 países. En esta institución, desde hace algún tiempo, suelen constituirse comisiones internacionales de trabajo que abordan de manera conjunta proyectos orientados a la obtención de productos concretos. Estas comisiones internacionales funcionan como equipos virtuales de trabajo, lo que les ha permitido superar las restricciones para reunirse presencialmente, derivadas principalmente de los elevados costos de traslado (Fe y Alegría es una organización sin fines de lucro) y de las implicaciones que tiene que cada uno de ellos se aleje de sus lugares de trabajo y sus labores regulares.

Para que un grupo humano pueda constituirse como un equipo virtual de alto desempeño, se requieren un conjunto de elementos que posibiliten la comunicación a distancia y le sirvan de soporte al equipo. Estos elementos son de orden tecnológico y cultural.

En el ámbito tecnológico tenemos que el desarrollo actual permite que grupos de personas se conecten entre ellas para trabajar en colaboración, no sólo porque provee acceso remoto, sino porque brinda herramientas de organización a las redes humanas. Cuando aparecía la telemática, a mediados de los años setenta, los franceses la definieron como un matrimonio entre computadores y telecomunicaciones, lo que suponía que una tecnología hasta aquel momento elitista cedía el paso a una actividad de masas (Martínez y Prendes, 2003).

El trabajo de los equipos virtuales de alto desempeño supone un nuevo modo de construcción compartida del conocimiento. Esta producción compartida requiere resolver el acceso a la información, que cada vez está menos limitado por cuestiones técnicas, pero se condiciona por el conocimiento previo. El tiempo y el espacio cambian y las distancias no son ya geográficas sino sociales, culturales, lingüísticas, políticas, tecnológicas.

Es importante tener claro qué ganamos y qué perdemos con la interacción remota con la que lidian los integrantes de los equipos virtuales de trabajo

Ganamos	Perdemos
Flexibilidad espacio-temporal	Comunicación no verbal
Permanencia de la información	Emotividad

Otro aspecto crucial para el éxito de un equipo virtual de trabajo es entender que a la par que se crean “contextos virtuales” e intereses comunes, es necesario privilegiar la organización del trabajo y la generación de cultura. Estos aspectos de organización del trabajo y formación de una base común cultural son los mismos que posibilitan la comunicación presencial, pero que requieren de refuerzos especiales cuando nos encontramos a distancia.

Luego de llevar un proyecto internacional durante cinco años (15 países de Latinoamérica y España) y gestionar equipos de trabajo virtual, para Fe y Alegría, participé en la formulación de una metodología de trabajo para los equipos virtuales de esta organización, construida sobre la base de la experiencia y los aprendizajes generados. El proceso de trabajo de los equipos virtuales se resume en el siguiente cuadro:

La propuesta de Fe y Alegría incluye la valoración, por parte de los integrantes de los equipos virtuales de trabajo, de la utilidad de un conjunto de tecnologías de colaboación utilizadas por ellos. El resultado de esa valoración de muestra en el siguiente cuadro:

Herramienta	Es útil para	Ventajas	Desventajas
Correo electrónico	§ El intercambio de información § El trabajo asincrónico § Distribución de convocatorias, recordatorios, boletines	§ Es asíncrono § Comunicación de uno a muchos § Bajo costo § Rápido y seguro	§ Dificulta el control de versiones de los documentos que se circulan § No se está seguro si el otro recibió
Chat	§ El trabajo en pequeños grupos § Establecer acuerdos; tomar decisiones y demás acciones que requieran de respuesta a tiempo real § Cuando la información que hay que dar es breve y puntual. § Cuando se necesita rapidez de comunicación	§ Se consigue una comunicación tan efectiva como una llamada telefónica: sincrónica, directa y en tiempo real § Los diálogos quedan registrados	§ La información puede ser muy volátil, informal. § La dificultad de coincidir a la misma hora si los equipos no lo permiten § Hay un pequeño desfase en las líneas de escritura y hay que acostumbrarse a tipear rápido § En muchas oficinas, es considerado como elemento distractor
Foros de discusión	§ La discusión colectiva de temas particulares § Alcanzar acuerdos a partir del intercambio de opiniones § Realizar lluvia de ideas § Debates, diálogos, construcciones colectivas	§ Es interactivo, promueve el diálogo, se puede refutar o apoyar un punto § Permite que todos los participantes se puedan expresar y que esa información quede a la consideración del resto, lo que favorece la discusión constructiva § La asincronía permite que cada quien aporte según su disponibilidad de tiempo, lo que hace que las contribuciones sean reflexivas, maduradas § Queda un registro o memoria de la discusión del grupo (por ser de base textual)	§ Si no es bien moderada puede desviarse el tema y no producir los resultados esperados § Requiere esperar  por las contribuciones de los otros § Es difícil alcanzar acuerdos § La sistematización se hace difícil en un foro extenso, pero de otro modo se corre el riesgo de  que se quede sólo en participaciones aisladas
Listas distribución	§ Envío de información general (uno a muchos) § Discusiones grupales	§ Uno a muchos con poco esfuerzo § Antispam	§ No hay lugar para particularidades § No hay garantía de recepción § Requiere un coordinador § No es útil para establecer diálogos
Blog	§ En comunidades de aprendizaje, en grupos de trabajo permanentes, en grupos grandes § A modo de comunicación de avances de las actividades para que otras personas y países puedan ver como va el proyecto. (bitácora de actividades) § Para organizar los materiales a trabajar durante el proyecto y presentar las opiniones sobre lo que otros expresen § Me parece últil para ir sistematizando el trabajo realizado por el grupo	§ Permite que el trabajo realizado por el grupo reciba feedback y aportes de otros colegas o especialistas § Permite organizar las actividades, archivarlas y monitorearlas § Permite el diálogo y la participación de los que acceden al blog § Tiene un formato temporal que representa los avances en el tiempo § Fácil acceso a gran cantidad de información	§ Demanda de tiempo para actualización y un entrenamiento adicional para su manejo § El trabajo en grupo puede requerir algunos lineamientos para mantener el orden y formato en las entradas del blog, lo cual puede limitar la libertad de expresión que ofrece esta herramienta
Audio-conferencia	§ Similar a las situaciones en las cuales se utilizaría un Chat § En todas las situaciones que requieran sincronía: acuerdos, discusión puntual de un tema, toma de decisiones y con más personalización § Para las reuniones de trabajo donde asiste un grupo grande de personas § En comunicaciones sincrónicas, cuando se necesita discutir un asunto entre varias personas, llegar a una conclusión y obtener los resultados en breve	§ Una comunicación mas fluida que el Chat § Medio efectivo para tratar temas importantes y urgentes, no demanda muchos recursos del ordenador, solo se requiere una tarjeta de audio y conexión a Internet § La inmediatez de la comunicación, se acerca a las comunicaciones personales naturales, permite un diálogo fluido § Conversas directamente con el grupo, o parte.	§ Requiere de equipos especiales y otras aplicaciones § Los participantes deben tener un manejo intermedio de la tecnología para solucionar algunos problemas típicos, una conversación de este tipo no puede incluir a más de 5 personas, sino haría falta un moderador § La dependencia de la coincidencia temporal de sus miembros, no se registra la discusión § Requiere una buena conexión, que no siempre está disponible
Video-conferencia	§ Reuniones virtuales, tratar temas de relevancia, demostraciones, presentaciones § Para grupos más grande § En todas las situaciones que requieran sincronía: acuerdos, discusión puntual de un tema, toma de decisiones § En casos en que se desea discutir sobre asuntos en los que haya que basarse en documentos o páginas Web que haya que mostrar	§ Permite que más personas puedan participar de una conferencia con bajos costos § Tiempo real en imagen y audio siempre da más seguridad. § Lo más importante es conocer e interactuar con los participantes, conocer sus gestos, muy útil para presentaciones o demostraciones donde se requiere no solo escuchar sino también observar § Evita viajes costosos. Debería ser el futuro de las reuniones internacionales	§ Requieren de una infraestructura tecnológica que a veces no está disponible para todos y que no justifica el gasto si solo se van a comunicar por audio principalmente § Requiere de conexiones muy estables § Requiere nuevas habilidades de coordinar la reunión y de participar en ella § La dependencia de la coincidencia temporal de sus miembros § No se registra discusión
Zona de trabajo colaborativo	§ Planificación de proyectos, formación a distancia § Para compartir documentos de trabajo § En grupos de trabajo permanente, en comunidades de aprendizaje, en grupos de trabajo temáticos... (en todos los grupos que tengan una meta por atender) § Discusiones y construcciones colectivas	§ Todo los registros y documentos están disponibles para todos en cualquier momento § Permite la creación dinámica de grupos y conformación de redes de trabajo § Multiplicidad de recursos y herramientas bajo una misma plataforma	§ Las personas tiene que tener la rutina de acceder a esta zona § Es una herramienta más compleja, que demanda suficiente tiempo de planificación y preparación § El tamaño de los archivos puede ser una limitante ya que estos sitios suelen tener restricciones sobre el tamaño de los archivos a subir
Tablón o cartelera de anuncios	§ Su uso es similar al de una cartelera, por lo que será más útil en la medida que se ubique en un lugar transitado por los internautas § Grupos medianos y grandes § Colocar avisos sobre novedades y anuncios de próximas actividades, recordatorios, anunciar cierre de actividades	§ Todas las personas que ingresan a la comunidad tienen acceso a la cartelera y se informan de lo nuevo § Permite enviar noticias e informaciones al grupo en su totalidad, animar al colectivo, recordar acuerdos, presentar resúmenes del trabajo	§ Corre el riesgo de volverse obsoleto si no se mantiene actualizado § Es necesario ingresar a la comunidad para informarte o puede que pierdas actividades, etc.
Agenda y calendarios comunes	§ Sincronizar tiempos y responsabilidades § Mantener al día las actividades pendientes § Planificar eventos, reuniones, encuentros § Acordar acciones compartidas	§ Organizar el tiempo de la mejor manera, sobretodo cuando se trata de agendas compartidas § Hacer coincidir una actividad aumentado su impacto § Evita la improvisación, pues obliga a planificar conjuntamente § Es fácil de programar y poderosa herramienta de  planificación   § Permite una eficiente coordinación de tiempos y tareas	§ La persona tiene que acceder a Internet para enterarse § Desventaja sería no tener ninguna herramienta similar
Wiki	§ Para generar documentos que pueden ser publicados o enriquecidos a través de la Web, por ejemplo Libros electrónicos § Construcción de productos (informes, propuestas, planes, etc.) en colaboración	§ Todos los usuarios aportan de sus conocimientos y experiencias para enriquecer los contenidos de temas específicos bajo una metodología que involucra a editores y redactores § La posibilidad de propiciar la producción de conocimiento conjunto ya que todos los miembros tienen la posibilidad de editar y de ir aportando ideas al tema planteado § Cada aporte queda registrado en el documento, todos pueden ver los nuevos aportes y los cambios, permite el tratamiento simultáneo del documento	§ Se debe tener sumo cuidado con la información publicada, los derechos de autor, y fuentes de la información dado a que cada usuario posee la libertad de incluir información de elaboración propia o de terceros § Hace falta que las personas se familiaricen con esta herramienta ya que no es común § Requiere una conexión a Internet estable ya que los cambios se realizan en línea § A veces cuando varias personas editan los documentos al mismo tiempo, da error y se pierden los cambios

Finalmente hay que recordar que para los integrantes de los equipos virtuales de trabajo, esta nueva forma de interactuar supone cambios a los que habrán de acostumbrarse antes de ser realmente productivos. La preparación previa, claridad en los aspectos organizativos, la paciencia y el acompañamiento resultan claves mientras se remontan esas curvas de aprendizaje y se adquieren los hábitos de trabajo que esta modalidad requiere.